Posta Elettronica Certificata (PEC): Caratteristiche e Utilizzo
Un Viaggio nella Storia della Comunicazione
Un tempo, il fax e il telegramma dominavano la scena delle comunicazioni aziendali e private, garantendo un’efficace certificazione dell’invio e della ricezione di informazioni cruciali. Questi mezzi erano rapidi, a differenza delle raccomandate, che richiedevano tempo e spese postali. Poi, è arrivata la posta elettronica, trasformando il modo in cui comunicavamo, ma senza offrire le stesse garanzie legali. La legge non riconosceva l’email come prova certa. Da questa esigenza nasce la Posta Elettronica Certificata, meglio conosciuta come PEC. Si tratta di account di posta elettronica forniti da aziende certificate che garantiscono il suo equiparamento legale alla raccomandata con ricevuta di ritorno.
Come Dare Valore Legale a una PEC?
Per capire come la PEC funziona, dobbiamo prima esaminare alcune definizioni fondamentali.
La PEC è, fondamentalmente, una email, ma con un vantaggio chiave: sia il mittente che il destinatario ricevono due email di conferma dal provider PEC. La prima email certifica l’accettazione del messaggio, mentre la seconda certifica la sua effettiva consegna al destinatario.
Queste due email di conferma hanno lo stesso valore legale del timbro postale su una raccomandata. Confermano l’invio, la consegna e addirittura il contenuto del messaggio (a differenza delle raccomandate, il cui contenuto non è garantito). Tuttavia, non è possibile verificare il contenuto degli allegati, quindi è importante inserire i dati più importanti direttamente nel corpo del messaggio.
La PEC ha valore legale solo se sia il mittente che il destinatario utilizzano un account PEC. La PEC è legalmente valida anche se il destinatario non apre il messaggio.
Come Acquisire una PEC?
Per “acquisire” una PEC, è sufficiente richiedere il servizio a uno dei fornitori autorizzati dall’AGID (Agenzia per l’Italia Digitale). Puoi trovare un elenco di questi fornitori su www.digitpa.gov.it o semplicemente cercarne uno su Internet che soddisfi le tue esigenze.
Il Funzionamento della PEC: un Breve Riassunto
In poche parole, il funzionamento della PEC è il seguente:
- Il mittente invia una PEC al destinatario.
- Il provider PEC del mittente invia una ricevuta di accettazione o, in caso di rifiuto, una ricevuta di mancata accettazione al mittente stesso.
- Il provider PEC del mittente prepara una email con la copia del messaggio originale e altre informazioni sulla trasmissione.
- Il provider PEC del destinatario, una volta ricevuta questa email, genera una ricevuta di presa in carico, confermando la trasmissione tra i due provider.
- Infine, per confermare la consegna nella casella PEC del destinatario, viene emessa una ricevuta di avvenuta consegna che viene trasmessa al mittente.
Per attribuire un valore legale a una PEC, è fondamentale ricevere la ricevuta di avvenuta consegna. Questa email conferma che la PEC è stata consegnata nella casella PEC del destinatario, indipendentemente dal fatto che il destinatario la legga o meno, anche in caso di problemi tecnici.
Chi è Obbligato a Possedere una PEC?
Da alcuni anni, l’obbligo di avere una PEC riguarda:
- Le società, con l’obbligo di comunicazione al Registro delle imprese.
- Le ditte individuali, con l’obbligo di comunicazione al Registro delle imprese.
- I professionisti iscritti in albi, con l’obbligo di comunicazione ai rispettivi Ordini o Collegi.
- Le Pubbliche Amministrazioni, comprese le Amministrazioni dello Stato, le istituzioni universitarie, le Camere di commercio, le Regioni, le Province, i Comuni, e altre entità pubbliche.
Per i privati, non c’è obbligo, ma possono richiedere una PEC per semplificare le comunicazioni con terzi.
Conclusione
In sintesi, la PEC è un importante strumento per garantire la legalità e la tracciabilità delle comunicazioni aziendali e private. Oltre a chiarire il funzionamento della PEC, è fondamentale comprendere le sue peculiarità per sfruttarla al meglio. La PEC è un’invenzione tipicamente italiana, che offre un’alternativa efficace e legale alla tradizionale raccomandata.